Por que eu construí o LabPeritus

Meu irmão, Acácio Santos, é engenheiro civil, perito judicial e professor. Com mais de mil nomeações acumuladas ao longo da carreira, amplamente nomeado no TJRJ e JFRJ, ele representa exatamente o perfil para o qual o LabPeritus foi pensado: um perito de alta competência técnica, com volume real de processos ativos, operando numa estrutura que foi sendo construída de forma incremental ao longo do tempo, à medida que a demanda crescia.

Durante anos, o controle de toda essa operação se sustentou numa planilha. Processo por processo, prazo por prazo, do jeito que dava. E funcionava - até o volume crescer o suficiente para o método não aguentar mais o peso.

Eu acompanhei esse crescimento de perto. Enquanto ele estava dentro dos processos, eu estava do lado de fora, com distância suficiente para observar o que ele não conseguia ver de dentro. O que se repetia. O que consumia tempo sem precisar. O que dependia da memória quando não deveria.

O LabPeritus nasceu dessa observação. Mas há uma dimensão desse processo que nunca tornei pública - e que tem relevância direta para qualquer perito que esteja considerando instalar estrutura numa operação já em andamento.

O problema que identifiquei não era a planilha em si. A planilha era um sintoma de algo mais fundamental: o controle do trabalho vivia separado do trabalho. O processo estava num lugar, o prazo em outro, o documento em mais outro, a decisão técnica registrada apenas na memória de quem a tinha tomado. Sustentar esse modelo com coerência exigia uma disciplina que poucos conseguem manter quando o volume ultrapassa determinado ponto.

Quando o volume do Acácio cresceu além desse ponto, a degradação não ocorreu de forma dramática - ocorreu de forma silenciosa. Um prazo mantido apenas na memória. Uma decisão técnica sem registro formal. Um processo que, ao ser retomado semanas depois, precisava ser parcialmente reconstruído porque o contexto estava disperso entre fontes diferentes. Isoladamente, nenhum desses pontos comprometia o trabalho. Em conjunto, produziam um aumento contínuo de fricção operacional - e uma carga cognitiva que se acumulava sem se resolver.

A solução aparentemente lógica - reservar tempo para reorganizar tudo, migrar dados para um novo sistema, recomeçar com estrutura - é também a que raramente se concretiza numa operação com volume estabelecido.

O motivo é simples: esse tempo não existe. O perito com carteira ativa tem diligência marcada, laudo vencendo, impugnação aguardando resposta. O trabalho não entra em pausa para que a reorganização aconteça. E projetos de reestruturação que competem com a operação em andamento tendem a ser postergados indefinidamente, até se tornarem intenção permanente sem horizonte de execução.

Essa não é uma questão de disciplina ou de prioridade mal estabelecida. É uma condição estrutural da prática pericial estabelecida, e qualquer abordagem de transição que a ignore não sobrevive ao contato com a rotina. O que precisava ser encontrado era outra lógica - uma que funcionasse por dentro do trabalho em andamento, não em paralelo a ele.

O que funcionou no caso do Acácio foi conceitualmente simples, embora exigisse clareza sobre o que estava sendo feito.

Não houve dia de corte nem semana de migração. A estrutura foi instalada por dentro do trabalho em andamento, sem interromper a operação. Cada nomeação nova entrava já com o padrão estabelecido - abertura registrada, contexto documentado, próximo passo definido. Os processos existentes foram sendo incorporados gradualmente, no ritmo natural do trabalho: quando voltavam a exigir atenção, quando uma diligência era marcada, quando um documento precisava ser localizado. Nesse momento, o registro migrava para o sistema.

A regra que orientou esse processo era precisa: a partir de determinado ponto, o registro novo acontece no sistema. O histórico anterior permanece disponível como referência - não é eliminado, mas também não é mais o sistema vivo. Com isso, o perito para de alimentar dois ambientes com a mesma informação, e o controle migra progressivamente sem exigir uma ruptura operacional.

Em alguns meses, sem nenhum período reservado exclusivamente à reorganização, a operação estava estruturada com uso real - não com dados migrados por obrigação, mas com registros produzidos dentro do trabalho cotidiano.

O que muda primeiro numa transição desse tipo não é a visibilidade completa de todos os processos. É a eliminação da assimetria entre casos novos e casos antigos.

Quando cada processo novo já entra com padrão estabelecido, o perito deixa de reconstruir ponto de partida toda vez que retoma um caso. A carga cognitiva associada a manter contexto disperso começa a ceder. Com o tempo, à medida que os processos anteriores são naturalmente incorporados, a operação inteira passa a funcionar dentro do mesmo padrão - não por força de uma reorganização pontual, mas porque a estrutura cresceu junto com o trabalho.

É sobre isso que trata o Praxis - e que a experiência com volume, na prática, confirma.